Wie der Coronavirus ganz neue Formen der virtuellen Kollaboration ermöglicht

Von Rolf Schneidereit (Teamcoach und Prozessmoderator von Schneidereit & Co.)

2011 habe ich als Moderator für Großgruppen mit einem Kreis von Kollegen Tests durchgeführt und ein Whitepaper veröffentlicht, wie beispielsweise Verfahren der Bürgerbeteiligung online durchgeführt werden können. Die von uns damals verwendete Software war sehr, sehr teuer und vieles ruckelte mehr als dass es lief. Und vieles war auch noch nicht vorstellbar. Vielleicht erleben Sie es in diesen Tagen ähnlich: Da werden auf einmal Formate von Online-Veranstaltungen möglich, die bis vor kurzem so noch nicht denkbar waren. Wie zum Beispiel der Livestream der Johannes-Passion aus der Leipziger Thomaskirche, mit sehr reduzierter Besetzung und natürlich ohne gefüllte Zuschauerreihen! Das Besondere: Weitere Orchestermusiker und Sängerinnen musizierten per Videoschalte von zuhause aus ... und ihr Zusammenspiel funktionierte.

Vielleicht haben Sie auch den WirvsVirus Hackathon unter der Schirmherrschaft der Bundesregierung beobachtet, in dem in 48 Stunden rund 28.000 Engagierte gut 1.500 Lösungen entwickelten, komplett virtuell versteht sich. Da wurden digitale Tools wie Devpost, Airtable, Slack und Youtube derart miteinander verwoben, dass wohl nicht nur mir dabei schwindlig wurde.

Ein anderes, für mich besonders beeindruckendes Beispiel war die Agile Cologne am 27. März 2020. Eigentlich sollte das Treffen der agilen Szene mit rund 350 Teilnehmenden in einem großen Saal in Köln stattfinden. Was dann plötzlich nicht mehr möglich war. Stattdessen fand ein ganztägiger Open Space im virtuellen Raum statt: 180 Teilnehmende tummelten sich selbstorganisiert in einem „Raum“ der aus virtuellen Boards von Miro und Großgruppen- und Kleingruppen-Videokonferenzen mit Zoom gebaut war. Das war hochproduktiv und für alle Teilnehmenden eine spannende Erfahrung.

Ja, aber?

Möglicherweise fallen Ihnen jetzt alle Einschränkungen ein, mit denen Sie im Alltag konfrontiert sind: die fehlenden Kameras, die Firewall, die beschränkten Ressourcen der IT-Abteilung. Lassen Sie sich davon dennoch nicht entmutigen. Gerade öffnet sich ein Fenster neuer Möglichkeiten, was vielleicht auch bei Ihren internen Entscheidern die Bereitschaft fördert, neue Wege zu beschreiten. Und selbst wenn nicht, auch mit einfacherer Technik lässt sich schon einiges machen. Beispielsweise mit den weiter unten genannten Etherpads und parallelen Telefonkonferenzen.

Das wichtigste Merkmal: Interaktivität

Als Facilitator habe ich gelernt, dass gute Teamarbeit und erfolgreiche Workshops einen gemeinsamen Nenner haben: Im gelingenden Fall öffnen sie den Teilnehmenden den Raum für intensiven Austausch untereinander, machen alle Stimmen hörbar und alle ihre Erfahrungen und ihre Fragen sichtbar. Im virtuellen Raum geht es um das gleiche, um einen guten, wertschätzenden Austausch auf Augenhöhe , in dem alle ihre Potentiale einbringen können. Überlegen Sie nun, wie Sie interaktive Veranstaltungen auch im Internet durchführen können, gilt es zwei Fragen zu bedenken.

Erste Frage: Was ist das Ziel?

Was soll erreicht werden: Sollen die Teilnehmenden sich austauschen und gegenseitig beraten? Sollen sie gemeinsame neue Initiativen planen? Sollen neue Informationen und Aktivitäten vorgestellt und dann auch besprochen werden? Wie bei der Präsenzveranstaltung braucht der virtuelle Ersatz (oder auch die virtuelle Ergänzung) ein klares Bild der Absicht, dessen, was als Ernte am Ende erreicht sein will. Meine Empfehlung ist, sich erst dann mit den möglichen Werkzeugen auseinander zu setzen.

Zweite Frage: Welche Werkzeuge kommen infrage?

Zunächst gilt es bei dieser Frage zu unterscheiden, ob es um eine synchrone oder asynchrone Veranstaltung oder eine Mischung aus beidem geht. Synchrone Veranstaltungen sind die, wo alle Teilnehmenden zur gleichen Zeit anwesend sind. Bei den asynchronen Varianten können die Teilnehmenden unabhängig vom Zeitpunkt beitragen. Beispielweise können sie Nachts ihre Einfälle in einem im Internet bearbeitbaren Dokument hinzufügen. Das genannte Beispiel von WirvsVirus hat synchrone mit asynchronen Elementen verwoben. Jede wichtige Etappe des Prozesses wurde in einem Livestream auf youtube angekündigt, während der Teilnehmende Fragen stellen konnten. Viele Projektgruppen haben sich anschließend selbstorganisiert in Videokonferenzen auf Skype oder Zoom getroffen. Der Projektfortschritt und die Ergebnisse wurden dann teilweise synchron und teilweise asynchron fortgeschrieben.

Interaktiv mit synchronen Tools

Berührend und mobilisierend ist vor allem die synchrone Kommunikation. Um hier Interaktivität herzustellen, muss die von Ihnen genutzte digitale Lösung die Arbeit in Kleingruppen ermöglichen. Wenn Sie nur fünf oder acht Teilnehmende sind, brauchen Sie das nicht. Haben Sie aber 10, 15 und mehr Menschen „im Raum“, sind sogenannte „Breakout-Rooms“ essentiell. Sie ermöglichen Ihnen auf Knopfdruck ihre beispielsweise 15 Teilnehmenden in fünf Gruppen mit jeweils drei Personen aufzuteilen. Zoom bietet meines Wissens die größte Anzahl von möglichen „Breakout-Rooms“. Sie haben vielleicht auch von den Datenschutzproblemen von Zoom gehört, vielleicht aber auch gesehen, dass die Firma schnell reagiert hat. Ein Überblick über alternative Anbieter von Videokonferenzen wurde auf t3n.de veröffentlicht.

Für interaktive Veranstaltungen gibt es aber noch weitere Plattformen, die einen näheren Blick lohnen. Da wäre etwa Moodle, die als Lernplattform auch eine Videolösung für bis zu 150 Teilnehmende und acht Breakout-Räume inkludiert. Da ist der Video-Facilitator, der sich vor allem für interaktive Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmenden und unbegrenzt vielen Breakout-Räumen anbietet. Und dann gibt es noch Qiqochat, eine Lösung, die einen Kooperationsrahmen um Zoom herum offeriert.  Gemeinsam mit Engagement Global planen wir gerade für Anfang Mai eine zweitägige Synchronveranstaltung mit bis zu 1.000 Teilnehmenden aufgeteilt in bis zu 100 virtuellen Arbeitsgruppen in Qiqochat.

Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen möchten, welche Tools es sonst noch gibt, könnte auch ein Blick auf jugend.beteiligen.jetzt lohnen. Dieses vom BMFSFJ geförderte Projekt bietet einen interessanten Strauß unterschiedlicher Werkzeuge kostenlos an. Regelmäßig nutze ich mit Kollegen beispielsweise die Variante eines Etherpads, die kollaborative Textarbeit synchron und asynchron ermöglicht.

Wie diese Beispiele und die zahlreichen Tools belegen, sind die Möglichkeiten mittlerweile nahezu unbegrenzt, kollaboratives Arbeiten und spannende Events online zu veranstalten. Aber wie auch in der realen Welt gilt: Es braucht zunächst mal Ihre definierten Ziele, Ihre guten Fragen und klare Ideen von einem möglichen Prozess, damit die Technik nicht zum Selbstzweck wird.